17 апреля 2025 года в рамках повышения квалификации и обмена опытом среди организаций-источников комплектования прошел семинар, организованный отделом комплектования архивного фонда и делопроизводства. Мероприятие собрало представителей 12 организаций, что подчеркивает актуальность обсуждаемых тем и необходимость совместной работы в области делопроизводства и архивного учета.
Одним из ключевых вопросов семинара стали нормативные требования, касающиеся разработки инструкций по делопроизводству. Участники обсудили положения Правил делопроизводства, утвержденных приказом Росархива № 71 от 22.05.2019, а также ГОСТ Р 7.0.97-2016. Эти документы задают основы для формирования единых стандартов ведения документации, что крайне важно для обеспечения правовой чистоты и упрощения документооборота.
В ходе обсуждения акцентировалось внимание на необходимости строгого соблюдения данных норм, что позволит не только повысить эффективность работы организаций, но и обеспечить сохранность документов в долгосрочной перспективе.
Участники семинара подробно рассмотрели структуру и содержание инструкции по делопроизводству. Участники пришли к единому мнению о том, что инструкции должны быть четкими, доступными и учитывать специфику каждой организации.
Обсуждение порядка согласования и утверждения инструкций с архивными учреждениями также стало важной частью семинара. Участники отметили, что взаимодействие с архивной службой является необходимым этапом в процессе разработки документов. Это позволяет обеспечить соответствие инструкций действующим нормативным требованиям и избежать возможных ошибок.
Особое внимание было уделено функциям, правам и организации работы Экспертной комиссии в соответствии с приказом Росархива № 43 от 11.04.2018. Участники обсудили важность этой комиссии в процессе экспертизы ценности документов, а также в принятии решений о дальнейшем хранении или уничтожении материалов. Эффективная работа экспертной комиссии способствует оптимизации документооборота и повышению качества архивного учета.
На семинаре также были рассмотрены основные положения о ведомственном архиве, его задачи, функции и регламент работы, согласно приказу Росархива № 42 от 11.04.2018. Участники согласились с тем, что ведомственные архивы играют ключевую роль в системе управления документами и обеспечивают сохранность информации на протяжении всего жизненного цикла документов.
Семинар стал важной площадкой для обмена опытом и знаниями среди организаций-источников комплектования. Участники подчеркнули значимость соблюдения единых требований к делопроизводству для повышения эффективности документооборота и обеспечения сохранности документов. Совместная работа в этом направлении позволит не только улучшить внутренние процессы организаций, но и укрепить общую систему архивного хранения в регионе.
