О порядке хранения, учета и предоставления доступа к архивным документам.
Документы, переданные на архивное хранение, в том числе документы личного характера, подлежат хранению, учету и использованию в соответствии с законодательством Российской Федерации об архивном деле.
В соответствии со статьей 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обеспечение сохранности архивных документов является обязанностью соответствующих архивов и организаций. Архивные документы используются исключительно в установленном порядке, с соблюдением требований к их сохранности, учету и режиму доступа.
Вынос подлинников архивных документов за пределы места их хранения, их передача третьим лицам либо иное использование вне установленного порядка не допускаются, за исключением случаев и процедур, прямо предусмотренных законодательством и нормативными документами в сфере архивного дела.
Право граждан на доступ к архивным документам реализуется в порядке, установленном статьями 24–26 Федерального закона № 125-ФЗ. Предоставление документов для ознакомления осуществляется с учетом их правового статуса, физического состояния, режима хранения и предусмотренных законодательством ограничений доступа.
Особый порядок установлен в отношении документов, содержащих сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу его безопасности. Согласно статье 25 Федерального закона № 125-ФЗ доступ к таким документам может быть ограничен на срок до 75 лет со дня их создания, если иное не установлено законодательством.
Таким образом, наличие архивного документа в фонде само по себе не означает возможности его свободного предоставления любому заинтересованному лицу. Решение о предоставлении доступа принимается с учетом требований законодательства и установленного режима доступа к конкретному документу.
Обращения граждан и организаций о предоставлении архивных документов рассматриваются в установленном порядке. При отсутствии предусмотренных законом оснований для доступа либо при наличии установленного ограничения доступ к документу не предоставляется.
Не допускаются обращения, направленные на получение архивных документов или содержащихся в них сведений в обход установленного порядка, а также требования о передаче подлинников документов либо предоставлении доступа к документам, в отношении которых законодательством установлен ограничительный режим.
Соблюдение установленного порядка хранения и использования архивных документов является обязательным. Нарушение требований законодательства об архивном деле и установленного режима обращения с архивными документами влечет ответственность в случаях и порядке, предусмотренных законодательством Российской Федерации.
Таким образом, ознакомление с архивными документами, получение их копий, архивных справок, выписок и иных сведений осуществляются исключительно в установленном порядке, при наличии соответствующих правовых оснований и с соблюдением действующих ограничений доступа.