Одним из важных направлений работы Государственного архива Республики Ингушетия (Госархива Ингушетии) является подготовка и выдача архивных справок социально-правового характера, выписок, копий документов.
Обращения граждан и организаций с запросами о документальном подтверждении сведений, необходимых для получения государственных социальных льгот, охватывают в основном следующие вопросы: гражданское состояние, образование, трудовая деятельность, прохождение военной службы, награждение орденами и медалями и т.д.
В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 г. №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно.
Основанием для подтверждения трудового стажа рабочих и служащих служат документы по личному составу, в их числе приказы (записки) о приеме, переводе, увольнении, личные карточки по учету кадров, лицевые счета, расчетно-платежные ведомости, личные дела.
Архивная справка – это официальный документ архива, содержащий сведения из архивных документов о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия — это дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка – документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения.
Каждый из этих документов может быть изготовлен по запросу какого-либо лица или организации.
Работа по составлению справок начинается с просмотра научно-справочного аппарата. Выявленные дела внимательно изучаются. Из документов делаются выписки с соответствующими ссылками на фонд, опись, дело, лист. Изложение текста дается в хронологической последовательности событий с указанием видов документов и их дат. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в справку при условии, если совпадение всех остальных сведений о которых говорится в документах не вызывает сомнений. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива.
Законченная справка оформляется на бланке Госархива Ингушетии с обозначением названия документа «Архивная справка», «Архивная копия», «Архивная выписка», подписывается директором и скрепляется печатью.
Архив выдает архивные справки, архивные копии, архивные выписки под роспись при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа. Получатель архивной справки расписывается в журнале выдачи архивных справок, указывая дату получения справки.
Выдача архивных справок, копий, выписок осуществляется отделом обеспечения сохранности и государственного учета документов по адресу:
г. Назрань, ул. Западная, 57, контактные телефоны: 8 (8732) 22-64-31, 22-65-34.