О проведении мониторинга состояния архивного дела и делопроизводства в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Ингушетия
В целях получения объективной информации о состоянии архивного дела и делопроизводства в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Ингушетия, совершенствования работы по обеспечению сохранности, комплектованию, учёту и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, повышения качества организации делопроизводства и подготовки документов к передаче на государственное и муниципальное хранение, в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, утверждёнными приказом Федерального архивного агентства от 31 июля 2023 г. № 77,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Провести в период с января по ноябрь включительно 2027 г. мониторинг состояния архивного дела и делопроизводства в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Ингушетия.
2. Утвердить:
2.1. Перечень организаций – источников комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Ингушетия, подлежащих мониторингу, согласно приложению № 1 к настоящему приказу.
2.2. Форму мониторинга состояния архивного дела и делопроизводства в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Ингушетия согласно приложению № 2 к настоящему приказу.
3. При проведении мониторинга обеспечить изучение и оценку состояния работы по следующим основным направлениям:
– наличие и актуальность локальных нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства и архивного хранения документов;
– наличие структурного подразделения, архива организации либо лица, ответственного за архив и делопроизводство;
– наличие положения об архиве организации, положения об экспертной комиссии, инструкции по делопроизводству и иных локальных нормативных документов;
– организация деятельности экспертной комиссии, регулярность проведения её заседаний и оформление результатов работы;
– наличие утверждённых и согласованных в установленном порядке номенклатур дел;
– соблюдение установленного порядка формирования дел в делопроизводстве;
– проведение экспертизы ценности документов;
– своевременность составления описей дел постоянного хранения, дел по личному составу и иных документов длительных сроков хранения;
– состояние научно-справочного аппарата к документам;
– соблюдение установленных сроков упорядочения документов и передачи их на государственное или муниципальное хранение;
– наличие документов, сроки передачи которых на государственное или муниципальное хранение истекли;
– объём документов постоянного хранения и по личному составу, находящихся на хранении в организации;
– физическое состояние документов и качество их оформления;
– обеспечение сохранности архивных документов;
– состояние помещений, используемых для хранения архивных документов;
– соблюдение требований к размещению и хранению документов;
– оснащённость помещений стеллажным, противопожарным и иным необходимым оборудованием;
– соблюдение температурно-влажностного, светового и санитарно-гигиенического режимов хранения;
– организация учёта архивных документов;
– состояние работы с электронными документами и системами электронного документооборота;
– наличие и состояние документов по личному составу;
– соблюдение порядка выделения документов к уничтожению;
– организация использования архивных документов и исполнения запросов граждан и организаций;
– наличие задолженности по представлению описей дел на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передаче документов на государственное или муниципальное хранение;
– кадровое обеспечение работы в сфере делопроизводства и архивного дела;
– потребность работников в методической помощи и повышении квалификации.
4. Руководителям государственного и муниципальных архивов:
4.1. Организовать проведение мониторинга в отношении организаций – источников комплектования соответствующих архивов.
4.2. Довести до сведения организаций – источников комплектования информацию о проведении мониторинга, порядке и сроках представления необходимых сведений.
4.3. Обеспечить полноту, объективность и достоверность сведений, полученных в ходе мониторинга.
4.4. При необходимости проводить уточнение представленных организациями сведений, в том числе путём анализа имеющихся в архиве документов, учётных данных и сведений о состоянии работы с организациями – источниками комплектования.
4.5. По результатам мониторинга определить основные недостатки и проблемные вопросы в организации архивного дела и делопроизводства, а также потребность организаций в методической и практической помощи.
5. Организациям – источникам комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Ингушетия рекомендовать:
5.1. Представить в соответствующий государственный или муниципальный архив сведения по форме согласно приложению № 2 к настоящему приказу в срок до «30» ноября 2027 г.
5.2. Обеспечить достоверность и полноту представляемых сведений.
5.3. По выявленным в ходе мониторинга нарушениям и недостаткам принять меры по их устранению.
6. Отделу комплектования архивных фондов и делопроизводства, отделу организация архивной работы планирования и отчетности Архивной службы Республики Ингушетия:
6.1. Обобщить сведения, представленные государственным и муниципальными архивами.
6.2. Провести анализ результатов мониторинга в разрезе государственного архива, муниципальных архивов и организаций – источников комплектования.
6.3. Подготовить до «24» декабря 2027 г. аналитическую справку о состоянии архивного дела и делопроизводства в организациях – источниках комплектования государственного и муниципальных архивов Республики Ингушетия.
6.4. По результатам мониторинга подготовить предложения по устранению выявленных недостатков, совершенствованию методической работы с организациями – источниками комплектования и определению приоритетных направлений работы.
7. Результаты мониторинга рассмотреть на совещании с руководителями и специалистами государственного и муниципальных архивов.
8. Руководителям государственного и муниципальных архивов использовать результаты мониторинга при планировании работы с организациями – источниками комплектования, проведении консультаций, семинаров и иных мероприятий по вопросам архивного дела и делопроизводства.
9. Настоящий приказ вступает в силу со дня его официального опубликования сайте ГАС РИ. (отв. М.А Мальсагов)
10. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя ГАС РИ.
Руководитель Р.С. Хаутиев
Скачать для просмотра: